Электронные транспортные накладные: что изменится с 1 сентября 2026 года

Уважаемые партнеры!

С 1 сентября 2026 года в России меняется порядок оформления документов при перевозке грузов. В соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “О транспортно-экспедиционной деятельности” и отдельные законодательные акты Российской Федерации» ряд перевозочных и экспедиторских документов необходимо будет оформлять в электронном виде. В их числе — транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках, железнодорожные транспортные накладные, грузовые накладные при воздушных перевозках, а также экспедиторские документы.

Для компаний, которые регулярно отправляют или получают грузы, это означает переход от привычного бумажного документооборота к работе через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

 В зависимости от вида перевозки и роли конкретного участника в электронном виде должны оформляться:

• транспортная накладная и заказ (заявка) на перевозку груза автомобильным транспортом;
• транспортная железнодорожная накладная;
• грузовая накладная при воздушной перевозке;
• экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка

Что такое электронная транспортная накладная

Электронные перевозочные и экспедиторские документы оформляются через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов (оператора ИС ЭПД). Через оператора сведения передаются участникам перевозки и в государственную систему ГИС ЭПД. Благодаря этому грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель работают с единым электронным документом, а сведения о перевозке фиксируются в цифровом формате. Самостоятельное подключение организации к ГИС ЭПД не требуется.

Что необходимо подготовить компаниям

Если организация участвует в грузоперевозках, подготовку к новым правилам лучше не откладывать до сентября.

В первую очередь необходимо проверить, поддерживает ли используемый оператор электронного документооборота работу с перевозочными документами и включён ли он в официальный реестр операторов ИС ЭПД Минтранса России. При необходимости потребуется подключение к соответствующему сервису.

Для работы с электронными перевозочными документами также потребуется электронная подпись. Руководитель организации или индивидуальный предприниматель может использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если документы подписывает сотрудник компании, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью, в том числе машиночитаемой.

Рекомендуем заранее:

• проверить подключение к оператору ИС ЭПД и возможность межоператорского обмена (роуминга);
• определить и назначить сотрудников, которые будут работать с электронными перевозочными документами;
• проверить наличие и срок действия квалифицированных электронных подписей (КЭП);
• оформить машиночитаемые доверенности (МЧД), если документы подписывает сотрудник от имени организации;
• предоставить сотрудникам доступ к системе и проверить работу электронного документооборота до вступления новых требований в силу;
• согласовать порядок обмена документами со всеми участниками конкретной перевозки;
• до 1 сентября 2026 года провести тестовый обмен электронными документами.

Что изменится при получении груза

Получатель товара становится одним из участников электронного документооборота перевозки. Поэтому компаниям, которые получают продукцию с доставкой транспортными компаниями или другим привлечённым транспортом, важно заранее обеспечить техническую возможность работы с электронными перевозочными документами. Без электронной подписи перевозка (доставка) будет считаться незавершенной, груз «зависнет» в статусе «в пути», а перевозчик не сможет закрыть рейс и выставить счет.

Электронный формат позволяет участникам перевозки работать с актуальной версией документа без передачи бумажных оригиналов между организациями. ФНС отмечает, что такой порядок сокращает время обработки документов и может ускорить взаиморасчёты между участниками перевозки.

Полностью ли отменяются бумажные документы

Не во всех случаях.

Общее правило с 1 сентября 2026 года — обязательное электронное оформление предусмотренных законодательством перевозочных и экспедиторских документов для подтверждения факта оказания услуги перевозки:

• перевозка осуществляется наемным транспортом, не принадлежащим грузоотправителю.
• если в счете или договоре услуга «Доставка» выделена отдельной платной строкой.

Однако Минтранс отдельно устанавливает ситуации, при которых допускается оформление отдельных документов на бумажном носителе:

• доставка осуществляется собственным транспортом грузоотправителя;
• стоимость доставки не выделена отдельной платной строкой и входит в цену товара.

В этом случае документооборот регулируется стандартными первичными документами (товарная накладная / УПД).

Поэтому при организации конкретной перевозки необходимо учитывать её вид и действующие для неё правила. Кроме того, переход на обязательный электронный формат касается не всех документов транспорта одинаково. Например, путевой лист по-прежнему может оформляться как на бумаге, так и в электронном виде.

Рекомендуем подготовиться заранее

До вступления новых требований в силу остаётся время, однако переход на электронные перевозочные документы затрагивает сразу несколько подразделений компании: логистику, склад, бухгалтерию, IT-службу и сотрудников, принимающих товары. Рекомендуем заранее проверить готовность вашей организации к работе с ЭПД, выбрать оператора и определить сотрудников, ответственных за подписание документов, чтобы после 1 сентября не возникало задержек при оформлении и приемке поставок..

Юнайтед Термо РУС также готовится к переходу на новый порядок электронного документооборота. Для настройки взаимодействия с ООО «Юнайтед Термо РУС» просим направить приглашение к обмену документами по указанному ниже идентификатору. Если ваша организация использует другого оператора, просим заранее проверить возможность обмена в роуминге.

Переход на электронные перевозочные документы — это не просто замена бумажного бланка цифровым. Меняется сам порядок обмена информацией между участниками перевозки. 

Благодарим за сотрудничество и рассчитываем на согласованную подготовку к переходу на новый порядок оформления документов.